La gestión de la documentación técnica de máquinas (expediente técnico, evaluación de riesgos, declaración CE, manual de instrucciones, anexo V) suele estar fragmentada: archivos dispersos, versiones distintas, incoherencias. Un software de gestión de la documentación técnica de máquinas lo centraliza todo, conserva el historial y genera los documentos obligatorios de forma coherente. Estas son las buenas prácticas y cómo elegir una herramienta.
¿Por qué centralizar la gestión de la documentación técnica de máquinas?
La documentación exigida para el marcado CE es amplia: el expediente técnico, la evaluación de riesgos, la declaración CE de conformidad, el manual de uso y mantenimiento, los certificados del anexo V. Guardarlo todo en carpetas y correos electrónicos supone el riesgo de versiones equivocadas, documentos desalineados y dificultades en una auditoría. Centralizarlo con un software de gestión de la documentación técnica de máquinas garantiza una única fuente de verdad, control de versiones y generación automática de documentos a partir de los mismos datos.
¿Qué debe hacer un software de gestión de la documentación técnica de máquinas?
- Archivo centralizado: expediente técnico, evaluación de riesgos, declaración CE, manual y anexo V en un único proyecto por máquina
- Control de versiones e historial de cambios para auditorías y autoridades
- Coherencia: los mismos datos en todos los documentos generados (sin copiar y pegar)
- Checklists y flujos de trabajo (p. ej. anexo VII) para no olvidar nada
- Gestión del anexo V (componentes de seguridad, certificados de proveedores)
- Conservación a largo plazo (10 años) y exportación para inspecciones
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Reesly es un software de gestión de la documentación técnica de máquinas: un único entorno para expediente técnico, análisis del riesgo, declaración CE, manual y anexo V. Documentos siempre alineados, con control de versiones y generación automática. Descubre las funcionalidades y solicita una demo.
Gestión de la documentación técnica: buenas prácticas
- Un proyecto por máquina (o por serie) con todos los documentos vinculados
- Datos de la máquina y del fabricante introducidos una sola vez y reutilizados en todas partes
- La evaluación de riesgos como base del manual y del expediente técnico
- Revisiones y versiones con trazabilidad (fecha, responsable)
- Copias de seguridad y conservación conformes (al menos 10 años para el expediente)
Preguntas frecuentes sobre la gestión de la documentación técnica de máquinas
¿Cómo se gestiona la documentación técnica de las máquinas?
Centralízala en un software: expediente técnico, evaluación de riesgos, declaración CE, manual, anexo V. Utiliza control de versiones, checklists (anexo VII) y una única fuente de datos para evitar incoherencias.
¿Durante cuánto tiempo hay que conservar la documentación técnica de una máquina?
El expediente técnico debe conservarse durante al menos 10 años a partir de la fecha de fabricación de la última máquina de la serie. La documentación debe estar a disposición de las autoridades cuando lo soliciten.
¿Qué software utilizar para gestionar la documentación técnica de máquinas?
Busca: archivo centralizado, control de versiones, expediente técnico (anexo VII), evaluación de riesgos, declaración CE, manual, anexo V. Reesly reúne todo esto en un único flujo.
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